Papierberge, verstreute PDF-Ordner, E-Mails mit wichtigen Rechnungen, die im falschen Postfach landen – der Alltag in vielen Unternehmen sieht noch immer so aus. Mit DocuWare lässt sich dieser Wildwuchs in ein zentrales, durchsuchbares Archiv überführen, das Dokumente automatisch erfasst, klassifiziert und an die richtige Stelle weiterleitet.
Praxistipp:
Der größte Effizienzgewinn entsteht meist nicht durch das Archiv selbst, sondern durch die automatisierten Workflows – etwa wenn eine Eingangsrechnung direkt dem zuständigen Kostenstellenverantwortlichen zur Freigabe vorgelegt wird, ohne dass jemand sie manuell weiterleiten muss.
Was DocuWare im Tagesgeschäft konkret verändert
- Automatische Belegerfassung: Eingangsrechnungen werden gescannt oder per E-Mail importiert, per OCR ausgelesen und automatisch verschlagwortet.
- Workflows statt Zettelwirtschaft: Freigabeprozesse für Rechnungen, Urlaubsanträge oder Bestellungen laufen digital und nachvollziehbar ab – inklusive Vertretungsregelungen.
- Zentraler Zugriff: Egal ob im Büro oder im Homeoffice – berechtigte Mitarbeiter finden Dokumente in Sekunden über Volltextsuche.
- Revisionssicherheit: Archivierung erfolgt GoBD-konform, inklusive lückenloser Versionshistorie.
Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft
DocuWare lässt sich an gängige ERP- und Warenwirtschaftssysteme sowie an Microsoft 365 anbinden. So können Dokumente direkt aus Outlook oder Teams heraus archiviert werden, ohne dass Mitarbeiter die gewohnte Arbeitsumgebung verlassen müssen.
Wir begleiten Sie von der Bedarfsanalyse über die Konfiguration der Workflows bis zum laufenden Betrieb – und sorgen dafür, dass die Lösung zu Ihren tatsächlichen Prozessen passt, statt umgekehrt.