Manche reden von Belegen,

Andere von Dokumenten,

wir reden von Informationen – denn darum geht es, um Informationen die in Papieren, Belegen, Dokumenten, in e-mails, Dateien etc. enthalten sind. Wir alle werden heute im Berufsalltag tagtäglich mit einer Flut von Informationen regelrecht überschüttet und auch unsere EDV-Systeme produzieren immer mehr davon, so intensiv, dass eine gezielte Suche nach bestimmten Informationen viel Zeit kostet.
Aber wo liegen diese Informationen? Wer hat die entsprechenden Unterlagen? In welchem EDV-System finde ich die Daten?

Fragen, die Sie in alltäglichen Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen aufhalten.

Oder Sie lassen ein System für sich arbeiten: Elektronische Archivierung und Dokumenten-Management machen dieses Wissen nutzbar, in dem alle Informationen, Dokumente und Daten an einer zentralen Stelle gesammelt und zur Verfügung gestellt werden und Sie haben mehr Zeit für das Wesentliche!

Sie haben viel Wissen, von dem Sie nichts wissen!

Wissen „versteckt“ sich in Ordnern, in Ablagekörben, in Schubladen, in Registraturen, beim Kollegen, auf dem Kopierer, im Fax, im Altpapier, in der Photomappe, auf der Diskette, in der Wiedervorlagemappe .....
und ist im seltensten Fall - direkt zur Verfügung.

Im Dokumenten-Management-System gespeichert haben Sie jederzeit Zugriff darauf – wenn Sie wollen 24 Stunden an 365 Tagen an jedem Ort der Welt.

Was heißt das konkret?

Nehmen wir einfach folgendes Beispiel: Ein Kunde hat eine Rückfrage zu einer Rechnung und fragt in der Buchhaltung nach, die ist aber nicht zuständig und fragt im Vertrieb nach. Der zuständige Vertriebmitarbeiter ist nicht am Platz (Urlaub, Krankheit, ….) und die Vertretung muss zur Beantwortung zunächst auf dem Kollegenschreibtisch oder in Aktenordnern suchen. Fazit: Verzögerung der Zahlung

Mit Dokumenten-Management hätte die Buchhaltung die Anfrage zur Rechnung sofort beantworten können.

Fazit: Schnellerer Zahlungseingang, weniger Zinsverlust!